سرکارخانم مینا ادیبی
مسئول امور اداری و کارگزینی
شرح وظایف امور اداری و کارگزینی:
- مطالعه و بررسی رویكردها و روشهاي نوین مدیریت به منظور به كارگیري و استقرار نظامها و سبك هاي مدیریت براي انجام كارآمد وظایف و بهبود روش ها
- ارائه پیشنهادات براي افزایش بهره وري و همكاري در تهیه و پیاده سازي پیشنهادات پذیرفته شده
- تعیین حقوق و دستمزد پرسنل و صدور احكام پرسنل منطقه در حدود قوانین
- اجراي آئین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون كار و تامین اجتماعی و نظایر آن مربوط به كاركنان شهرداري و مؤسسات تابعه در منطقه
- اجراي مقررات مربوط به هیأت هاي رسیدگی به تخلفات اداري و تجدید نظر و آراء دیوان عدالت اداري و كمیته انضباطی در منطقه
- حفظ و نگهداري نامه ها ، اوراق اسناد و مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی با اولویت مكانیزه كردن آنها در منطقه
- نظارت در تامین ارتباط اداري منطقه با موسسات و اشخاص حقوقی و حقیقی از لحاظ مكاتبات و مراجعات حسب دستور مافوق
- تحلیل آمار و عملكرد كاركنان منطقه
- استخراج ، مستند سازي ، بروز رسانی و اشتراک گذاري اطلاعات منطبق با مدیریت دانش و ارائه مستندات به كمیته مستند سازي
- پیشنهاد ، تدوین و بروز رسانی فرایندهاي تحت سرپرستی و همچنین تعریف و پایش شاخص هاي مرتبط با فرایندها
- مطالعه و بررسی رویکردها و روشهای نوین مدیریت به منظور به کارگیری و استقرار نظامها و سبک های مدیریت برای انجام کارآمد وظایف و بهبود روش ها
- ارائه پیشنهادات برای افزایش بهره وری و همکاری در تهیه و پیاده سازی پیشنهادات پذیرفته شده
- تعیین حقوق و دستمزد پرسنل و صدور احکام پرسنل منطقه در حدود قوانین
- اجرای آئین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تامین اجتماعی و نظایر آن مربوط به کارکنان شهرداری و مؤسسات تابعه در منطقه
- اجرای مقررات مربوط به هیأت های رسیدگی به تخلفات اداری و تجدید نظر و آراء دیوان عدالت اداری و کمیته انضباطی در منطقه
- حفظ و نگهداری نامه ها ، اوراق اسناد و مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی با اولویت مکانیزه کردن آنها در منطقه
- نظارت در تامین ارتباط اداری منطقه با موسسات و اشخاص حقوقی و حقیقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات حسب دستور مافوق
- تحلیل آمار و عملکرد کارکنان منطقه
بخشنامه های مرتبط با بخش دبیرخانه
گزارش عملکرد شش ماهه دوم 1400واحد امور اداری و کارگزین
گزارش شش ماهه نخست 1401
گزارش عملکرد شش ماهه دوم 1400 واحد امور اداری و کارگزینی
-1پیگیری جهت تبدیل وضعیت پرسنلی که دارای شرایط ایثارگری می باشند. ) 4 مورد کارمندی- 14 مورد کارگری(
-2پیگیری جهت تبدیل وضعیت پرسنل شرکت بازیافت که از طریق آزمون حائز شرایط گریده اند )2 مورد(
-3پیگیری جهت تبدیل وضعیت پرسنل شرکت بازیافت که دارای قرارداد با شهرداری بوده اند )3 مورد(
-4بررسی وضعیت رفاهی پرسنل و ارائه پیشنهادات الزم
-5برنامه ریزی جهت ارتباط با پرسنل در رابطه با جشن ها و موفقیت ها و مراسم های ویژه مربوط به آن)روز زن-روز مرد-روز حسابدار-روز شهرساز-روز آتش
نشان-تقدیر از فرزندان ممتاز پرسنل و…(
-6تفکیک و توزیع نامه ها و گزارشات جهت مسئولین و پرسنل مربوطه
-7پاسخگویی مناسب به نامه های اداری در اسرع وقت
-8نظارت و پیگیری در خصوص دریافت و ارسال نامه های صادره و وارده در دبیرخانه
-9تشکیل پرونده های پرسنلی و … جهت هر یک از موارد مورد نیاز
-10بایگانی نامه ها و بخشنامه ها ،گزارشات احکام و …در پروندههای مربوطه به گونهای که در صورت نیاز در حداقل زمان دستیابی به آن ممکن گردد.
-11کنترل ورود و خروج پرسنل و حضور و غیاب آنان و تکمیل فرم های مربوطه
-12ثبت دقیق مرخصی ها و مأموریت های پرسنل در سیستم ساعت
-13ابالغ دستورات شهردار محترم به کارکنان شهرداری
-14برگزاری جلسات کمیته اداری و طرح موضوعات پرسنلی )17 مورد(
-15برگزاری جلسه شورای مدیران و بررسی و پیگیری امور جاری شهرداری با حضور مدیران کلیه دوایر شهرداری و ارسال صورتجلسات مربوطه به هریک از
مسئولین واحدها) 7 مورد(
-16پاسخگویی مناسب به کلیه پرسنل اعم از نیروهای تحت قرارداد شهرداری و شرکت بازیافت و افزایش رضایتمندی نسبت به حوزه اداری و کارگزینی
-17همکاری با امور حقوقی شهرداری در ارسال پاسخ مناسب و به موقع جهت شکایات واصله از طرف برخی پرسنل شهرداری )3 مورد(
-18اقدام الزم در خصوص ثبت وتأیید کارکرد ماهیانه پرسنل شهرداری و اخذ نظر شهردار محترم و ارسال به امور مالی جهت پرداخت حقوق و مزایای پرسنل
طرف قرارداد شهرداری-ارسال به شرکت بازیافت )پرسنل طرف قرارداد شرکت بازیافت(
-19نظارت و ایجاد ساختار مشخص در رابطه با درخواست مسئولین واحد ها جهت تعطیل کاری پرسنل و ثبت درخواست ها و اخذ دستورات الزم از یک روز
قبل و محاسبه دقیق اضافه کار و تعطیل کاری در پایان هر ماه در جهت عدم تضییع حقوق پرسنل شهرداری
-20پیگیری جهت رعایت کلیه دستورالعمل های ستاد پیشگیری از کرونا و نهادهای مربوطه )رعایت فاصله گذاری اجتماعی-ضدعفونی نمودن کلیه قسمت های
اداره،رعایت پروتکل های بهداشتی اعالم شده،توزیع ماسک ، تزریق واکسیناسیون و…(
-21پیگیری جهت بیمه تکمیل درمان کلیه پرسنل شهرداری با اخذ مجوزات الزم
-22پیگیری جهت تمدید قرارداد پرسنل شرکت بازیافت
گزارش شش ماهه نخست 1401
* برگزاری جلسات آموزشی جهت پرسنل و خانواده های آنها 3 مورد
* تنظیم احکام پرسنل کارمندی و کارگری طبق بخشنامه سال 1401
* پیگیری جهت انعقاد قرارداد تأمین نیروی انسانی و تنظیم قراردادهای سال 1401پرسنل شرکت بازیافت
* پیگیری جهت رفاهیات پرسنل به مناسبتهای مختلف )کمک هزینه تحصیلی-کمک هزینه سفر- کمک هزینه لباس
* تقدیر از کارمندان اداری به مناسبت روز کارمند
* پاسخگویی به موقع و مناسب به نامه های اداری و پیگیری جهت ارسال آنها
* نظارت و پیگیری جهت دریافت و ارسال نامه های صادره و وارده در دبیرخانه
* ثبت مرخصی ها و مأموریت های پرسنل در سیستم ساعت
* کنترل ورود و خروج پرسنل ودریافت خروجی کارکرد از سیستم ساعت
* ایجاد و اصالح ساختار کاری پرسنل و عضویت آنها در آن ساختار در سیستم ساعت کسر ی
* ارسال شیفت کاری پرسنل آتش نشانی قبل از شروع هر ماه جهت استانداری اصفهان
* برگزاری جلسات کمیته اداری و طرح موضوعات پرسنلی و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ابالغ مصوبات جلسه به پرسنل شهرداری
* برگزاری جلسات شورای مدیران و بررسی و پیگیری امور جاری شهرداری با حضور مدیران کلیه دوایر شهرداری و ارسال صورتجلسات مربوطه به هریک از مسئولین واحدها
* انجام امور مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل و ثبت کارکردها
* ارسال لیست حق بیمه تأمین اجتماعی ماهانه پرسنل و پیگیری جهت پرداخت حق بیمه
* پیگیری جهت انجام امورات مربوط به بازنشستگی پرسنل شهردار 2مورد
* پیگیری و انجام امور مربوط به انتقال قطعی و مأموری پرسنل
* بایگانی نامه ها و بخشنامه ها ،گزارشات احکام و …در پروندههای مربوطه
* پیگیری جهت انعقاد قرارداد بیمه تکمیل درمان پرسنل و تنظیم لیست پرسنل جهت بیمه تکمیلی
* ابلاغ دستورات شهردار محترم به کارکنان شهرداری
گزارش عملکرد چهار ماهه سوم سال 1401
.ارسال لیست حق بیمه تأمین اجتماعی ماهانه پرسنل و پیگیری جهت پرداخت حق بیمه
- پیگیری جهت افتتاح حساب پرسنل و دریافت تسهیلات جهت پرسنل و تکمیل فرمها و مدارک مربوطه جهت پرسنل و همچنین همکاری با بانک در این زمینه
- پیگیری جهت پرداخت عیدی و سنوات و … به پرسنل شهرداری و شرکت بازیافت
- پیگیری جهت امورات مربوط به مأمورین شهرداری (پرداخت حقوق و مزایا، عیدی و …)
- برگزاری جلسات کمیته طبقه بندی مشاغل کارمندی جهت کارمندان و تنظیم احکام مربوطه مطابق با تأییدیه استانداری -3 مورد
- پیگیری جهت رفاهیات پرسنل و شارژ بن کارتها به مناسبتهای مختلف
- تقدیر از پرسنل به مناسبتهای مختلف
- پیگیری جهت تهیه اقلام شب عید به پرسنل
- پاسخگویی به موقع و مناسب به نامه های اداری و پیگیری جهت ارسال آنها
- پاسخگویی مناسب به کلیه پرسنل اعم از نیروهای تحت قرارداد شهرداری و شرکت بازیافت
- نظارت و پیگیری جهت دریافت و ارسال نامه های صادره و وارده در دبیرخانه
- ثبت مرخصی ها و مأموریت های پرسنل در سیستم ساعت
- کنترل ورود و خروج پرسنل
- برگزاری جلسات کمیته اداری و طرح موضوعات پرسنلی و ابلاغ مصوبات جلسه به پرسنل
- برگزاری جلسات شورای مدیران و بررسی و پیگیری امور جاری شهرداری با حضور مدیران کلیه دوایر شهرداری و ابلاغ صورتجلسات به هریک از مسئولین واحدها
- پیگیری جهت انجام امورات مربوط به بازنشستگی پرسنل شهرداری -2مورد کارگری
- بایگانی نامه ها و بخشنامه ها ،گزارشات احکام و …در پروندههای مربوطه
- پیگیری جهت امور مربوط به بیمه تکمیل درمان پرسنل و حضور به موقع مأمور بیمه در شهرداری جهت دریافت فاکتورها از پرسنل
- ابلاغ دستورات شهردار محترم به کارکنان شهرداری
- پیگیری جهت انجام امور مربوط به تبديل وضعيت ايثارگران شرکتی مشمول بند «د» تبصره 20 قانون بودجه سال 1400 و بند«و» تبصره 20 قانون بودجه سال 1401 كل كشور
گزارش سه ماهه نخست 1403
- انجام امور مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل و ثبت کارکرد ماهیانه پرسنل شهرداری با تأیید شهردار محترم و ارسال به واحد مالی جهت پرداخت حقوق و مزایای پرسنل طرف قرارداد شهرداری-ارسال به شرکت بازیافت (پرسنل طرف قرارداد شرکت بازیافت)
- ارسال لیست حق بیمه تأمین اجتماعی ماهانه پرسنل و پیگیری جهت پرداخت حق بیمه
- پیگیری جهت انجام ارزشیابی سالانی پرسنل و بارگذاری در سامانه جامع منابع انسانی شهرداریهای استان
- ثبت اطلاعات احکام ، پرسنل و ساختار سازمانی پرسنل در سامانه های پاکنا (کارمند ایران)، رضایت سنجی، ساختار، حقوق و مزایا
- ثبت اطلاعات ارزیابی عملکرد سال 1402 ، اطلاعات آتش نشانی، اطلاعات سگهای ولگرد در سامانه جامع آمار و اطلاعات شهرداریها
- پیگیری جهت کاهش مصرف آب، گاز و برق در راستای اجرای مدیریت سبز
- انجام امور مربوط به تبدیل وضعیت پرسنل به استناد بند «د » تبصره 20 قانون بودجه سال 1400 کل کشور و با عنایت به ماده 21 قانون جامع خدمات رسانی به ایثارگران و تنظیم قراردادهای آنها به عنوان کارگری رسمی (2 مورد)
- پیگیری جهت رفاهیات پرسنل و شارژ بن کارتها به مناسبتهای مختلف
- برگزاری جلسات آموزشی جهت پرسنل (به مناسبت هفته سلامت مردان)
- برگزاری جشن به مناسبت روز کارگر و تقدیر از کارگران ،بازنشستگان و دانش آموزان ممتاز
- پاسخگویی به موقع و مناسب به نامه های اداری و پیگیری جهت ارسال آنها
- نظارت و پیگیری جهت دریافت و ارسال نامه های صادره و وارده در دبیرخانه
- ثبت مرخصی ها و مأموریت های پرسنل در سیستم ساعت
- کنترل ورود و خروج پرسنل
- صدور احکام کارگزینی پرسنل طبق بخشنامه های صادره
- پیگیری جهت امور مربوط به بیمه تکمیل درمان پرسنل
- ابلاغ دستورات شهردار محترم به کارکنان شهرداری
- پیگیری جهت تمدید قرارداد تأمین نیروی انسانی با شرکت بازیافت لنجان
- پیگیری جهت ثبت اطلاعات و صدور احکام پرسنل در سامانه پارسیان
- پیگیری امورات مربوط به بازنشستگی پرسنل
- پیگیری جهت تهیه وسایل مورد نیاز ساختمان اداری و تعمیرات ساختمان
گزارش عملکرد سه ماهه دوم سال 1403 واحد امور اداری و کارگزینی
- انجام امور مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل و ثبت کارکرد ماهیانه پرسنل شهرداری با تأیید شهردار محترم و ارسال به واحد مالی جهت پرداخت حقوق و مزایای پرسنل طرف قرارداد شهرداری-ارسال به شرکت بازیافت (پرسنل طرف قرارداد شرکت بازیافت)
- ارسال لیست حق بیمه تأمین اجتماعی ماهانه پرسنل و پیگیری جهت پرداخت حق بیمه
- ارسال و دریافت مکاتبات با سازمان تأمین اجتماعی از طریق سامانه تأمین اجتماعی
- ثبت اطلاعات احکام پرسنل در سامانه های پاکنا (کارمند ایران)
- ثبت اطلاعات کارکنان شرکتی در سامانه سایر (کارمند ایران)
- ثبت اطلاعات حقوق و مزایای پرسنل در سامانه حقوق و مزایا ماده 29
- پیگیری و رصد سامانه انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات
- ثبت اطلاعات شهرداری (بدهی و فروش املاک شهرداری بر اساس بودجه 1403 ، اطلاعات فناوری اطلاعات و ارتباطات، گزارش عملکرد شهرداری) در سامانه جامع آمار و اطلاعات شهرداریها
- پیگیری و انجام امور مربوط به مأموریت و انتقال پرسنل
- شرکت در جلسات اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پیگیری امور مربوط به سختی کار و تغییر عنوان شغلی پرسنل
- پیگیری جهت اصلاح عناوین شغلی پرسنل شرکتی در قراردادها و پرفراژهای حقوقی
- پیگیری جهت کاهش مصرف آب، گاز و برق در راستای اجرای مدیریت سبز و کاهش مصرف انرژی
- پیگیری جهت رفاهیات پرسنل و شارژ بن کارتها به مناسبتهای مختلف (ولادت پیامبر (ص)-ولادت حضرت فاطمه (س)- شب یلدا و …)
- پاسخگویی به موقع و مناسب به نامه های اداری و پیگیری جهت ارسال آنها
- نظارت و پیگیری جهت دریافت و ارسال نامه های صادره و وارده در دبیرخانه
- ثبت مرخصی ها و مأموریت های پرسنل در سیستم ساعت
- کنترل ورود و خروج پرسنل
- صدور احکام کارگزینی پرسنل کارگری طبق بخشنامه های صادره (احکام فوق العاده جذب)
- پیگیری جهت امور مربوط به بیمه تکمیل درمان پرسنل
- ابلاغ دستورات شهردار محترم به کارکنان شهرداری
- پیگیری جهت انجام معاینات دوره ای پرسنل شرکت بازیافت
- پیگیری جهت ارتقاء شغلی و ارتقاء گروه پرسنل کارگری و کارمندی
